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I costi nascosti dell’inefficienza

sabato 17 dicembre 2016

Circa un anno fa mi decisi, finalmente, a prendere, burocraticamente parlando, la “Licenza di Operatore di Stazione di Radioamatore“. Semplificherò alcuni passaggi per amor di lettura.

Prendo quindi il modulo all’ufficio preposto del MiSE((Ministero dello sviluppo economico)) (una mattinata), compilo la richiesta per l’esame in cui si chiedono i soliti dati (nome, cognome, documento), pago il bollettino postale (solo alle Poste…), pago la marca da bollo (che credevo estinte) e consegno tutto una mattinata successiva((Gli uffici sono aperti solo 2 giorni a settimana, per 4 ore)).

A questo punto, dopo uno o due mesi circa, mi arriva la comunicazione della data dell’esame dei requisiti (primo passo). Faccio l’esame (un’altra mattinata). Ovviamente ottengo il risultato settimane dopo.

Mi reco quindi di nuovo nell’ufficio (altra mattinata) per ritirare la “Patente di radioamatore” e richiedere il “nominativo“. Devo compilare un altro foglio con i soliti dati e la fotocopia della patente di radioamatore che mi hanno appena consegnato (!!). Solito bollettino, solita marca da bollo. Questa volta però devo consegnarlo a Roma, a mano((in realtà l’alternativa era inviarlo tramite posta ordinaria, che avrebbe voluto dire aspettare e pregare…)): parte un’intera giornata.

Diversi mesi dopo mi arriva via posta ordinaria il nominativo. Vado di nuovo nell’ufficio del Ministero (altra mattinata) perché devo richiedere l’Autorizzazione Generale. Compilo un nuovo foglio contenente i soliti dati, la fotocopia della patente, e la fotocopia del nominativo. Solito bollettino. Consegno tutto al giorno successivo di apertura (altra mattinata).

Circa due settimane dopo arriva finalmente l’autorizzazione generale nell’ufficio di Latina. Mi reco per prenderla (altra mattinata). Tempo totale: 6 mesi di attesa, nei quali 7 “mattinate” e 1 giorno intero dedicati ai giri burocratici.

Per carità, gli impiegati dell’ufficio di Latina sono stati esemplari, mi hanno seguito e spiegato in ogni passo. Il problema sono le procedure del Ministero.

Quanto è costato tutto ciò a voi/noi?

A me sarà costato anche 40 euro di bollettini vari e 32 di marche da bollo, oltre che 7 giornate di studio e di lavoro buttate, ma a tutti noi è costato tenere in piedi un sistema complesso per sbrigare una pratica semplicissima. Dove sono le inefficienze?

  • Per dimostrare che avevo diritto all’esenzione per l’esame, avrei dovuto far lavorare una segretaria nella mia scuola per prendere i dati del mio corso (anni fa), produrre un documento da consegnare ad un impiegato del MiSE, che lo avrebbe protocollato e spedito all’ufficio competente, il quale avrebbe verificato la mia esenzione. Ma il programma che faccio nella scuola lo scrive il MIUR((Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca)), non sarebbe stato più facile alzare il telefono e chiamare l’altro Ministero? O far fare la cosa ai computer, magari.
  • Se io sono autenticato (ovvero il mio documento di identità è valido), perché mi chiedi la patente che tu stesso mi hai dato poco prima? Non dovresti avere la patente in qualche archivio collegato a me?
  • Di nuovo, se sono autenticato, non dovresti già sapere anche il mio nominativo, dato che me lo fornisci tu?
  • In tutto questo, il Ministero dello sviluppo economico, nella parte che gestisce le Telecomunicazioni, mi manda una lettera per posta ordinaria??? Dopo che abbiamo inventato la PEC?

Tutto questo ha dei costi: personale che controlla i documenti, controlla i moduli, archivia e timbra per il protocollo, e via dicendo. Sono tutte operazioni automatiche che possono tranquillamente essere eseguite da un sistema informatico creato da un diplomando al 4^ o 5^ anno di scuola superiore.

Ma della tua patente, a me, che importa?

Il punto non è la mia patente. Il punto è che per un foglio di carta abbiamo smosso l’inverosimile. Ed il problema è che succede anche nel nostro piccolo, nel nostro Comune.

Ha senso continuare a fornire ai genitori, per la mensa, un blocco di fogliettini che dovranno accuratamente centellinare ogni mattina ai propri figli? E ogni mese andarlo a prendere al Comune? E ogni anno portare l’ISEE da una parte all’altra?((Su questo per fortuna l’Agenzia delle Entrate si è mossa – è possibile recuperarlo online, ma dovrebbe farlo direttamente il Comune, altrimenti non serve a nulla!))

Ecco dove sono gli sprechi, di tempo e di denaro, nascosti.

Nel secolo scorso questi processi erano necessari. Ma nel terzo millennio, con le nuove tecnologie, non possiamo più continuare così.

Il Comune, e anche lo Stato, entro subito, deve dotarsi di uno strumento unico di gestione delle identità, che permette al dipendente della società di Autobus, alla ASL, all’ufficio competente, di sapere che: ho diritto all’esenzione, ho l’abbonamento, ho già fatto la pratica, sono abilitato a questo, non sono abilitato a quest’altro, senza che io debba portare nulla.

E deve permettere a tutti di gestire e fare con sistemi automatici tutte le richieste/autorizzazioni al Comune, di poterlo fare la notte alle 4 quando staccano da lavoro, o di Domenica((Prima di fare domande o affermazioni inutili, pensate al fatto che, a differenza dei dipendenti degli uffici, i computer lavorano h24, 7 giorni su 7. Quindi possono tranquillamente seguire una pratica e prepararla il più possibile per un impiegato che il Lunedì mattina trova già la sua giornata organizzata)). Di ricevere via e-mail una notifica che gli ricorda la scadenza del vaccino, o della tassa da pagare. Di pagare online via paypal mentre prende il caffé la mattina.

Quanti soldi in meno per la carta? Quanto tempo in più hanno i dipendenti? E le persone? Quanto sono “più felici”?

Gli impiegati servono! Non siamo tutti tecnologici!

Esatto. Non possiamo eliminare gli uffici e le vecchie procedure con la bacchetta magica. E questo è anche il motivo per cui questi processi non impattano sul personale nella maniera che uno si aspetta (“i robot ci rubano il lavoro“): il signor Genoveffo, di 94 anni, avrà bisogno dell’impiegato. E ci dovrà essere ancora l’impiegato.

La differenza è che l’impiegato non dovrà più chiedere al signor Genoveffo di dimostrare la sua invalidità, oppure richiedere una certificazione di esistenza in vita come assurdamente succede (vedete il link, io non ci volevo credere), perché deve avere un computer che sa già tutto.

 

Quello che vorrei sottolineare è che non si tratta di tecnicismi: dobbiamo buttare via il vecchio processo di lavoro e pensare ad un sistema sinergico che permetta all’informazione di girare all’interno degli uffici pubblici. Soprattutto utilizzando le nuove tecnologie. Dopotutto l’informatica, in inglese, si chiama “Information Technology“, ovvero tecnologia dell’informazione.

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